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高等学历继续教育学籍管理工作规范

编辑:张淑霞 时间:2020-12-14 点击数:

             高等学历继续教育学籍管理工作规范

1章  新生入学

一、新生报到

(一)校本部新生报到工作流程

1.通知校本部就读新生持准考证及其他相关材料在校本部报到的时间、地点、咨询联系人及联系电话;

2.学籍管理部门将录取通知书转交校本部学生管理部门保管;

3.新生按规定时间到校报到注册,领取入学须知,向校本部学生管理部门上交准考证,填写学生证,领取学校教学管理平台登陆用户名和密码;

4.校本部学生管理部门受理学生个人信息修改和学籍异动的申请,并向学籍部提交申请表;

5.校本部学生管理部门组织新生按规定时间参加入学教育,进行图像采集,领取教材,并按学校教学计划统一安排组织学生参加面授;

6.校本部学生管理部门从学校高等学历继续教育教学管理平台提交新生注册结果。

(二)函授站(点)新生报到工作流程

1.各函授站(点)按照学校指定时间领取录取通知书和学生证,在教学管理平台下载本站录取学生名单;

2.根据学校高等学历继续教育新生报到有关工作安排的通知,在规定时间内组织学生交费、报到注册、领取教材,收取学生准考证和录取通知书并代为保管;

3.受理学生个人信息修改和学籍异动申请,并向学籍管理部门提交申请表;

4.将学生报到注册结果从教学管理平台提交到学籍管理部门;

5.根据学校教学计划安排,自定时间,组织新生领取教材,并参加网上学习和面授。

(三)校本部审批处理新生报到情况

学籍管理部门审核校本部学生管理部门和各函授站(点)报到注册结果,编制学号并通知各函授站(点);审核学生信息修改申请和学籍异动申请,按照相关工作程序办理,并将结果通知相关函授站(点)。

(四)制作学生证

校本部学生管理部门和函授站(点)在填写好的学生证上加盖学校钢印后,发放给学生。

(五)在学信网上完成新生注册

经院领导批准后,学籍管理部门将新生报到注册结果上传学信网,并下载前置资格待查名单,通过校本部学生管理部门和函授站(点)通知学生协助注册

二、新生前置资格核查

(一)确定核查名单

根据学信网新生注册结果,下载前置资格核查名单,并通知校本部学生管理部门及函授站(点)。

(二)学校自查

1.校本部学生管理部门和函授站(点)通知需核查的学生在学信网上申请学历认证或学历注册备案表(或国外学历认证书),将扫描件通过QQ工作群发送至学籍管理部门。

2.学籍管理部门根据接收的学生毕业证扫描件,将相关内容在学信网上输入核查。如果核查通过,则注册成功;如果核查不通过,则反馈相关校本部学生管理部门和函授站(点)进行如下处理:

1)将其毕业证、认证报告(备案表或国外学历认证书)原件、身份证复印件收齐,其上用铅笔写上录取序号和站名,按录取序号的顺序排好,在规定时间内交学籍管理部门。

2)凡涉及修改姓名或身份证号的,除交上述材料外,还须提供公安局等相关部门开具的证明。

(三)教育厅现场审验

学籍管理部门在学信网上上传应现场核查名单,并打印“专升本新生学历复查表”,经院领导批准后,加盖学校公章,在教育厅规定时间将该表与所收取的专科毕业证原件、认证报告(备案表或国外学历认证书)原件、相关证明材料等交教育厅现场审验,对审验通过的学生在学信网上注册。

(四)通知核查结果

1.学籍管理部门将核查结果通知校本部学生管理部门和函授站(点);

2.校本部学生管理部门和函授站(点)负责将核查结果通知学生,并督促未通过核查的学生办理退学手续或交后续证明材料。

三、保留入学资格

(一)提出申请

新生如果由于工作或身体情况等原因不能按时报到注册,由本人写明情况,提供相关证明,填写“山东财经大学继续教育学院学生保留入学资格审批表”。

(二)函授站(点)初审

函授站(点)对学生提交的情况说明、相关证明及审批表进行初审,签署审核意见,经手人员签字并加盖函授站(点)公章后交学籍管理部门。

(三)学校审批

学籍管理部门对函授站(点)交来的材料进行审核,经院领导批准后办理保留学籍手续,并以保留入学资格的方式在学信网上传。

(四)后续情况处理

1.学生在两年内情况解除后,可由本人通过函授站(点)到校办理复学注册手续;

2.学生两年内不报到,将由学籍管理部门报院领导批准后在学信网办理放弃入学资格手续。

四、学生图像采集

(一)学籍管理部门在学生在校期间通过学信网了解学生图像上传学信网的事宜,并及时将情况反馈校本部学生管理部门及函授站(点),同时收取毕业证和学位证用照片(必须与学信网图像一致)及图像;

(二)校本部学生管理部门和各函授站(点)必须配合校本部学籍管理部门,组织、督促学生与新华社联系图像采集事宜,并及时收取学生照片和图像交学籍部。

五、学生信息修改

(一)提出申请

学生据实填写“山东财经大学继续教育学院学生个人信息修改审批表”,并提交相关有效证明。

(二)函授站(点)初审

函授站(点)初步审核相关证明,并在审批表上写明学生报到交费、领取教材等实际情况,提交学籍管理部门审批。

(三)学校审批

1.学籍管理部门根据函授站(点)提交的学生个人信息修改审批表和学生相关有效证明,判断学生申请修改的信息属于成人高考报名信息错误还是学生入学后信息修改,报院领导批准后分情况做如下处理:

1)如果属于学生在成人高考报名期间发生的信息错误,学籍管理部门必须在山东省教育招生考试院规定时间内提交学生信息修改报告和信息修改有效证明,并通过考试院将审核通过的学生应修改录取信息上报教育部,修改学信网对应数据和学校录取表相关记录。

2)如果属于学生报到入学后发生的信息修改,学籍管理部门必须从学信网上提交信息修改内容和相关证明材料的扫描件,打印“高等学校在校生信息修改申请表”(加盖学校公章),按山东省教育厅学生处指定时间和方式进行审核,并予以修改。

2.学籍管理部门将审核通过的应修改学生信息在学校教学管理平台中提交办理。

2章  学籍异动

一、学籍变更

(一)提出申请

学生填写“山东财经大学继续教育学院学生学籍变更审批表”。

(二)函授站(点)初审

函授站(点)初步审核并在审批表上写明学生报到交费、领取教材等实际情况,加盖函授站(点)公章,提交学籍管理部门审批。

(三)学校审批

1.学籍管理部门根据学籍管理有关规定,对函授站(点)提交的学生审批表进行审核并报院领导批准;

2.学籍管理部门将审核通过的学籍异动申请提交学校教学管理平台和学信网,办理学籍异动手续。

二、退学

(一)提出申请

学生本人申请,填写“山东财经大学继续教育学院学生退学审批表”。

(二)函授站(点)初审

函授站(点)初步审核并在审批表上写明学生报到交费、领取教材等实际情况,加盖函授站(点)公章,提交学校审批。

(三)学校审批

1.根据学籍管理有关规定,由学籍管理部门、财务部门和办公室对函授站(点)提交的学生审批表进行审核,并对其已交费情况、应退费情况签署意见,提交院领导审批;

2.院领导签字同意后,由财务部门负责办理退费,由学籍管理部门将审核通过的退学结果提交教学管理平台和学信网办理退学手续。

三、休学

(一)提出申请

学生填写“山东财经大学继续教育学院学生休学审批表”。

(二)函授站(点)初审

函授站(点)初步审核并在审批表上写明学生报到交费、领取教材等实际情况,加盖函授站(点)公章,提交学籍管理部门审批。

(三)学校审批

1.学籍管理部门根据学籍管理有关规定,对函授站(点)提交的休学审批表进行审核并报院领导批准;

2.学籍管理部门将审核通过的休学审批表提交教学管理平台和学信网,办理休学手续。

四、复学

(一)提出申请

学生填写“山东财经大学继续教育学院学生复学审批表”。

(二)函授站(点)初审

函授站(点)初步审核并在审批表上签署意见,加盖函授站(点)公章,提交学籍管理部门审批。

(三)学校审批

1.学籍管理部门根据学籍管理有关规定,对函授站(点)提交的复学审批表进行审核并报院领导批准;

2.学籍管理部门将审核通过的复学审批表提交教学管理平台和学信网,办理复学手续。

五、转学

(一)从本校转出

1.学生本人提出申请,填写高等学历继续教育转学申请表,交学籍管理部门;

2.学籍管理部门根据学籍管理相关规定对学生的学籍资格审核通过后,交院领导审批;

3.院领导签字同意后,由学籍管理部门负责在学校教学管理平台和学信网上提交转学信息,同时将加盖学校公章的转学申请表、考生信息表等相关材料交给学生。

(二)从外校转入

1.学生本人提出申请,并将加盖了转出学校公章的高等学历继续教育转学申请表、考生信息表等相关材料交学籍管理部门;

2.根据学籍管理相关规定,学籍管理部门对学生的学籍资格进行审核,通过后交院领导审批;

3.院领导签字同意后,学籍管理部门在转学申请表上加盖学校公章,并将相关转学材料原件提交山东省教育厅学生处备案;

4.学籍管理部门依据转学审批表等相关材料,在学信网上提交同意转入,并在教学管理平台中添加该学生录取数据,办理入学手续。

3章  毕业生学籍管理

一、毕业生评优

(一)启动评优工作

学籍管理部门按照校本部和各函授站(点)毕业生人数情况,确定优秀毕业生和优秀班干部名额,并通知校本部学生管理部门和各函授站(点)。

(二)函授站(点)初审

校本部学生管理部门和函授站(点)根据学校确定名额,评选并组织填写“优秀毕业登记表”、“优秀学生干部登记表”(一式三份),初审签字盖章后交学籍管理部门。

(三)学校审批

学籍管理部门对优秀毕业生和优秀班干部名单按照学校评选条件进行资格审核并报院领导批准;审核通过后加盖学校公章,一份学校留档,两份交函授站(点)(一份函授站(点)留档,一份装入学生档案)。

二、毕业生毕业资格审查

(一)审核学生学籍资格

学籍管理部门按照学生学籍情况,整理应毕业学生名单,向校本部学生管理部门和函授站(点)发放毕业生登记表、考生信息表、档案袋、毕业生信息核对签字表。

(二)核查学生费用交纳情况

学校财务部门根据应毕业学生名单确认学生交费或未交费情况。

(三)审核学生成绩情况

学校考务部门根据应毕业学生名单确认考试成绩合格或不合格情况。

(四) 确定毕业生名单

学籍管理部门根据毕业生信息核对签字表反馈的结果进行学籍信息修改处理,并将学籍符合注册条件、结清费用、成绩合格的学生名单确认为本次毕业生名单,将毕业生名单在学校工作群中予以公示,并根据各函授站(点)反馈信息进行确认调整。

(五)进行毕业注册

1.学籍管理部门将确认无误的毕业生名单报院领导批准后上传学信网完成毕业注册,同时在教学管理平台中办理毕业手续;

2.学籍管理部门根据毕业生名单打印毕业证书、贴照片,报院领导批准后,加盖学校公章和钢印,并向校本部学生管理部门和函授站(点)发放毕业证。

(六)延迟毕业处理

毕业资格审核未通过的应毕业学生或因其他原因未按时毕业的学生将延迟毕业,毕业时间是毕业资格审核通过后的1月或7月。

三、整理毕业生学籍档案

(一)向毕业生发放的档案管理工作

1.校本部学生管理部门和函授站(点)负责组织应毕业学生填写毕业生登记表,贴好学校考务部门打印盖章的成绩单,并按学籍管理部门规定时间来校办理毕业生档案整理手续;

2.学籍管理部门负责审核学生毕业生登记表填写的规范性,确认是否符合办理要求。对于符合办理要求的准予盖章发放,不符合办理要求的发还重填;

3.校本部学生管理部门和函授站(点)将学校盖章发放的毕业生登记表、考生信息表、录取通知书、准考证、学校盖章的评优登记表等材料分别装入档案袋并封口盖章,经院领导批准后与毕业证一起发放给学生;

4.学生毕业半年后不再办理毕业档案,有缺失者以学校档案馆相关档案复印件代替。

(二)毕业生留存学校的档案管理工作

1.将山东省教育招生考试院签字盖章的纸质录取表造册;

2.将学生花名册、学生学籍卡(含学生个人在校成绩)、学生成绩一览表、毕业生注册名单、授予学位名单等材料造册;

3.经院领导批准后,在学校档案系统中输入造册全部档案有关内容,打印档案封皮,并全部装订交学校档案馆保管。

四、已毕业学生信息勘误

(一)提出申请

我校高等学历继续教育已毕业学生,如果出现毕业数据错误,由本人申请并向学籍管理部门提供学生本人毕业证、毕业档案、留存学校档案馆的相关证明材料复印件(学校档案馆加盖公章)。

(二)学校审查

学校根据学生提供的材料进行审查核实,判断错误情况及原因。对确认需要勘误的毕业生信息,由学籍管理部门报院领导批准后在学信网上提交勘误申请和证明材料扫描件,打印“高等学校学历信息勘误申请表”(加盖学校公章),按照教育厅的要求和工作安排,提交勘误报告、勘误申请表及各项证明材料。

(三)教育厅审批

教育厅学生处审核各项材料,审核通过后报教育部完成信息勘误。

五、已毕业学生补办毕业证明书

(一)提出申请

学生本人向院学籍部提出补办毕业证明书申请,同时提交声明原毕业证因丢失作废的市级以上报纸、身份证复印件、本人近期两寸正面免冠彩色证件照片及同底版的图像等相关材料。

(二)学校进行学历验证审查

学籍管理部门在学信网上核实该生的学历情况,如果未上网则需要在档案馆查找该生相关档案证明材料进行学历核实。

(三)办理毕业证明书并注册

学籍管理部门将核实无误的已毕业学生情况报院领导批准后,按教育厅规定程序办理毕业证明书,并负责将办理的毕业证明书上传学信网进行注册。


4章  相关报表

4.1山东财经大学高等学历继续教育前置学历信息采集表:

 

山东财经大学高等学历继续教育前置学历信息采集表

X级专升本科信息

前置学历信息

录取编号

准考证号

姓名

身份证号

前置学历姓名

前置学历身份证号

认证报告或备案表名称

在线验证码、报告编号或认证书编号

前置学历毕业证号

填写说明:1、“X级专升本信息”是指X级专升本的录取信息;“前置学历信息”是指录取学生入学前的专科或本科毕业证信息;

         2、“认证报告或备案表名称”只能填“教育部学历证书电子注册备案表”、“中国高等教育学历认证报告”、“国外学历学位认

证书”三者之一。


4.2山东财经大学继续教育学院学生保留入学资格审批表

山东财经大学继续教育学院学生保留入学资格审批表

录取编号:

填表日期:

姓名

性别

学号

年级

层次

专业

学习形式

身份证号码

联系方式

保留入学

资格原因

学生本人签名:

函授站(点)

意见

负责人签字:

办公室

核费

负责人签字:

学籍部

意见

负责人签字:

院领导

意见

负责人签字:

 

录取编号:

山东财经大学继续教育学院学生保留入学资格通知单

______________

根据 层次 形式 专业 同学

(学号: )的申请,经研究,同意该生自 保留

入学资格一年。

院领导签字:

表说明:“函授站(点)意见”栏写明学生交费、领教材和考试情况并签字盖章。

4.3山东财经大学继续教育学院学生个人信息修改审批表

山东财经大学继续教育学院学生个人信息修改审批表

录取编号:

填表日期:

学号*

姓名*

联系方式

身份证号*

所属函授站(点)

修改前

姓名

修改后

姓名

性别

性别

身份证号码

身份证号码

民族

民族

政治面貌

政治面貌

个人信息修改

时间及原因*

学生本人签名:

函授站(点)

意见

负责人签字:

学籍部

意见

负责人签字:

院领导

意见

负责人签字:

录取编号:

山东财经大学继续教育学院学生个人信息修改结果通知单

______________

根据 同学(学号:      )的申请,经学校核实,

同意该生将 信息由 修改为

填表说明:*项目为学生必填项,“修改前”、“修改后”这两部分只填需修改信息。

4.4山东财经大学继续教育学院学生学籍变更审批表

山东财经大学继续教育学院学生学籍变更审批表

录取编号:

填表日期:

新学号

姓名

性别

年级

层次

原属

函授站(点)

原学号

原专业

原学习

形式

现学习

形式

现专业

现属

函授站(点)

身份证号码

联系方式

变更时间及原因

  学生本人签名:

函授站(点)

意见

负责人签字:

学籍部

意见

负责人签字:

院领导

意见

 负责人签字:

录取编号:

山东财经大学继续教育学院学生学籍变更通知单

______________:

根据 函授站(点) 层次 形式 专业 同学

(学号: )的申请,经研究,同意该生学籍变更为 函授站(点)

专业学习。新学号: 。该生缴费情况:

院领导签字:

填表说明:“函授站(点)意见”栏写明学生交费、领教材和考试情况并签字盖章。

4.5山东财经大学继续教育学院学生退学审批表

山东财经大学继续教育学院学生退学审批表

录取编号:

填表日期: 月 日

所属班级:

学号

姓名

性别

层次

年级

专业

学习形式

身份证号码

联系方式

退学

原因

                            学生本人签名:

函授站(点)

意见

                           负责人签字:

核费

                           负责人签字:

学籍部

意见

                           负责人签字:

意见

                           院领导签字:

录取编号:

山东财经大学继续教育学院学生退学退费通知单

财务处:

    根据 层次 形式 专业 同学的申请,经研究,同意办理退学退费手续,退该生学费__________________(¥      ),退教材费_____________(¥      )。

院领导签字:

4.6山东财经大学继续教育学院学生休学审批表

山东财经大学继续教育学院学生休学审批表

录取编号:

填表日期:

姓名

性别

学号

年级

层次

专业

学习形式

身份证号

联系方式

休学时间及原因

 学生本人签名:

函授站(点)

意见

负责人签字:

核费

负责人签字:

学籍部

意见

负责人签字:

院领导

意见

负责人签字:

录取编号:

山东财经大学继续教育学院学生休学通知单

______________

根据 层次 形式 专业 同学(学号: )的申请,经研究,同意该生自 休学 年。该生缴费情况:

院领导签字:

填表说明:“函授站(点)意见”栏写明学生交费、领教材和考试情况并签字盖章。

 

4.7山东财经大学继续教育学院学生复学审批表

山东财经大学继续教育学院学生复学审批表

填表日期:

姓名

性别

原学号

层次

原专业

原学习形式

现学号

现专业

现学习形式

身份证号

联系方式

复学时间及理由

学生本人签名:

办公室

核费

 负责人签字:

学籍部

意见

负责人签字:

院领导

意见

负责人签字:

录取编号:

山东财经大学继续教育学院学生复学通知单

______________

根据 层次 形式 专业 同学的申

请,经研究,同意该生复学至____________________班,现学号:

该生缴费情况:

院领导签字:

填表说明:“函授站(点)意见”栏写明学生交费、领教材和考试情况并签字盖章。

4.8山东省成人高等教育学生转学备案表

山东省成人高等教育学生转学备案表

姓名

性别

入学时间

考生号

转出学校

校名

专  业

年级

学历

层次

转入学校

校名

专业

年级

学历

层次

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

申请人(签名):      年

公示渠道:

公示渠道:

公示时间:

公示时间:

 

 

 

 

 

 

负责人:

 

             (公章)

 

           

 

 

 

 

 

 

负责人:

 

             (公章)

 

           

 

4.9山东财经大学继续教育学院X届X月优秀毕业生登记表

山东财经大学继续教育学院X届X月优秀毕业生登记表

姓名

性别

学号

工作单位

录取专业

形 式

层 次

入学

以来

主要

表现

 

 

 

 

 

 

 

学员:                 年    月    日

函授业余部或

函授

站(点)意见

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

负责人:(签字盖章)            年     月    日

 

 

 

 

 

 

 

 

 

负责人:(签字盖章)             年  月   日  

 

注:本表一式三份,一份存学校档案,一份留存函授站(点),一份入学员档案。

4.10山东财经大学继续教育学院X届X月优秀学生干部登记表

山东财经大学继续教育学院X届X月优秀学生干部登记表

姓名

性别

学号

工作单位

政治面貌

录取专业

形 式

层 次

担任职务

入学

以来

主要

表现

 

 

 

 

 

 

 

                      学员:              

                             年    月    日

函授   业余   部或

函授

站意

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

               负责人:(签字盖章)          

                              年     月    日

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                   负责人:(签字盖章)                    

                               年   月   日

注:本表一式三份,一份存学校档案,一份留存函授站(点),一份入学员档案。

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