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学籍档案管理

编辑:张淑霞 时间:2020-12-14 点击数:

                      学籍档案管理

    一、档案管理流程

(一)做好学籍档案记录

学籍管理部门相关人员做好学籍日常有关记录,包括学生录取相关信息、学籍变更手续、信息修改记录、交费和考试结果、毕业资格判断、毕业证书信息、学位资格审核、学位证书信息等。

(二)学生毕业档案管理流程

1.学生毕业时,应当按照学校安排,认真如实填写“毕业生登记表”相关内容,并且不得任意涂改。

2.学生管理部门和函授站(点)认真填写“毕业生登记表”中“班主任意见栏”,并签字盖章。

3.学籍管理部门人员需要审核函授站(点)交来的毕业生登记表,确认符合要求后,加盖“同意毕业”章和学籍专用章。

4.学生管理部门和函授站(点)负责学生毕业档案封口,并向学生发放毕业档案。

(三)学校毕业档案管理流程

学生毕业后,学籍管理部门按照学校档案馆规定标准和时间,负责将学生录取表、学籍变更一览表、学生信息修改一览表、学籍变更审批表、学生简明登记表、学生学籍表、优秀毕业生和优秀学生干部登记表、毕业证书名单及注册编号、学位相关文件、学位证书名单及注册编号造册,归入学校档案。

(四)学生毕业后档案管理流程

1.因毕业生登记表延期上交而未按时制作毕业生档案的学生,可于毕业后半年内由学生管理部门和函授站(点)联系学校考务部门和学籍管理部门续办;超过半年未续办的,参照毕业档案丢失进行办理。

2.毕业生毕业后因各种原因导致档案丢失的,不得补办。如有需要,可由学生本人到学校档案管理部门查阅并复印成人高考全国统一招生录取新生登记表、学籍登记表等代替档案内容。

3.毕业生毕业后确需查询留校档案的,由学生本人联系学校档案管理部门进行查询。

    二、档案管理标准

(一)学籍档案内容构成

毕业生档案主要包括如下材料:

1.报名参加成人高考的考生信息表;

2.成人高考全国统一招生录取新生登记表;

3.学生简明登记表;

4.学籍登记表;

5.学生在校期间的校级以上(含校级)奖励与处分材料;

6.高等学历继续教育毕业生登记表;

7.毕业生名单及毕业证书注册号码一览表;

8.授予学位的相关文件;

9.授予学位名单及学位证书注册号码一览表。

(二)学籍档案格式规定

1.学生简明登记表必须包括学号、准考证号、姓名、层次、学习形式、专业、身份证号等信息;

2.学籍登记表必须包括学号、姓名、层次、学习形式、专业、身份证号、联系方式、工作单位、简历等信息;

3.毕业生名单及毕业证书注册号码一览表必须包括:学号、准考证号、姓名、层次、学习形式、专业、身份证号、毕业证号码等信息;

4.授予学位的相关文件包括:授予学位通知、授予学位决议、学位申请审批表、学位成绩相关证明等;

5.授予学位名单及学位证书注册号码一览表必须包括:学号、准考证号、姓名、层次、学习形式、专业、身份证号、学位证号码、学位档案号码等信息。

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